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Registrador de la Propiedad

Por: Caridad Vela

El 2016 es el año para el cumplimiento de las metas, nos dice el Dr. Pablo Falconí, quien desde hace pocos meses ocupa el cargo de Registrador de la Propiedad. Tras un profundo análisis de la situación en la institución, las acciones tomadas para aplicar los correctivos adecuados dejarán ver sus frutos en los próximos meses. Se respiran vientos frescos, hay optimismo y orden en el ambiente, se vislumbra un nuevo horizonte.

Pablo es Abogado en Jurisprudencia por la Universidad Católica de Quito, y en su vida profesional ha desempeñado cargos de gran relevancia. Entre ellos, Asesor de la Corte Suprema de Justicia en un proyecto con el BID, Asesor en el Ministerio de Bienestar Social en el proyecto Operación Rescate Infantil, Asesor en el Ministerio de Economía y Finanzas por dos ocasiones, y Gerente Jurídico de EMASEO, antes de llegar al cargo que ostenta desde noviembre de 2015.

¿En qué estado está el proceso de modernización del Registro de la Propiedad?

Por decisión del Alcalde Mauricio Rodas, en diciembre de 2014 se inició un proceso de modernización que involucra la digitalización y desmaterialización de las actas y libros que reposan en los archivos del Registro de la Propiedad. A la par, estamos desarrollando un sistema informático que traerá muchos beneficios para los usuarios.

¿Cuál es el cronograma establecido para culminar el proceso?

Tenemos el 45% de los libros del archivo histórico desmaterializados y digitalizados, y hasta finales de este año debería completarse el 100% de la carga hacia atrás, pues la carga actual se digitaliza diariamente. Esta información se archiva en un acervo digital que forma parte de otro sistema que estamos desarrollando para enlazarlos.

¿En base a qué determinante estará clasificada la información?

El nuevo sistema adjudica un código para cada predio, es decir que pasamos de un folio personal a un folio real, creando digitalmente una especie de ficha nemotécnica que contendrá toda la información histórica de ese predio. Esto facilitará ubicar la información y garantizará la seguridad jurídica en la información, porque al emitirse comprobantes electrónicos se evita las posibles falsificaciones que podrían darse en documentos impresos.

¿El usuario accederá a través de la página web?

Sí, el nuevo sistema permitirá al usuario solicitar todo tipo de certificados vía página web, y no solo eso, también se podrá pagar el valor de esos certificados por la misma vía. No tendrá que acercarse físicamente a las oficinas del Registro de la Propiedad, porque la información solicitada, o los certificados por los que ha pagado, le llegarán a su correo electrónico digitalizados y con firma electrónica, es decir, documentos totalmente legales según lo aprobado por la Ley de Comercio Electrónico.

¿Cómo se accederá a estos servicios?

En lo que se refiere a propiedades antiguas, el usuario debe solicitar un código de identificación. Con ese código ingresa a la página del Registro de la Propiedad y solicita o verifica, por ejemplo, el certificado de gravámenes sobre su propiedad. Si su interés es constituir una hipoteca o realizar una transferencia de dominio sobre el bien, con este código el banco o el notario verificará la información para proceder a la firma de la escritura. A partir de este mes ejecutaremos la campaña informativa con el Colegio de Notarios, Asociación de Bancos Privados, Colegio de Abogados, Cámara de la Construcción y Colegio de Ingenieros Civiles, entre otros, porque es importante que entiendan las seguridades y beneficios que se desprenderán de la aplicación del nuevo sistema.

¿Y el proceso para trámites de propiedades nuevas?

En lo que se refiere a inscripciones de propiedades nuevas, es decir a la primera compra de un inmueble, pasará algo muy similar. El beneficiario hace una solicitud en línea para el registro de la nueva compra-venta, el sistema genera un valor que debe ser pagado, y una vez realizado el pago, el propietario deberá acercarse por una única vez al Registro de la Propiedad con la escritura de compra-venta para que sea digitalizada. Los documentos físicos le son devueltos en ese momento, y en un determinado plazo le informaremos vía correo electrónico si la escritura fue objeto de alguna observación. Si no hubiesen observaciones, el usuario recibirá la razón de inscripción vía mail, con firma electrónica, y ese será el documento oficial que podrá presentar para cualquier trámite en el futuro.

¿Habrá un período de prueba antes de que entre en vigencia el nuevo sistema?

Este primer semestre se terminarán todos los procesos y se harán los controles de calidad correspondientes para asegurarnos de que el sistema funciona al 100%. Hemos hecho pruebas parciales con resultados exitosos, pero las pruebas globales son las importantes. Además estamos trabajando de la mano con la Dirección Metropolitana de Informática del Municipio para pasar todos los filtros. No ha sido un trabajo fácil, se trata de digitalizar la historia de los predios en la ciudad y eso implica un alto nivel de minuciosidad. Nuestra responsabilidad es garantizar que esa historia se registra tal cual se dio a través del tiempo.

¿Se consideró los distintos niveles de conocimiento tecnológico de la población para diseñar el sistema?

Claro. El único requisito que el usuario tendrá que cumplir para acceder es tener una cuenta de correo electrónico, que no lo veo complicado porque desde hace algún tiempo este requisito existe para otros trámites con instituciones gubernamentales. El uso del sistema es bastante fácil, pero de todas formas tenemos en carpeta una etapa de pruebas que involucra a usuarios representativos de los distintos segmentos de la sociedad quiteña. El cambio no es siempre bien recibido y este será un gran cambio, pero hay que darlo.

¿El paso del sistema actual al nuevo será paulatino?

No. El día que arranque el nuevo sistema dejará de existir el anterior. Estamos conscientes de que habrá un período de ajuste, pero no podemos mantener dos sistemas paralelos. Hay que resaltar que la firma electrónica en un documento es válida solamente para registros electrónicos, es decir, ese documento electrónico impreso no tiene validez. En todo caso, si alguien requiere por alguna razón que el documento sea impreso, deberá acercarse al Registro de la Propiedad a solicitarlo.

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¿El nuevo sistema está interconectado con el sistema del Municipio? Porque ese era uno de los principales problemas…

Actualmente el Departamento de Catastro del Municipio tiene su propio sistema, todavía no están interconectados, lo que estamos haciendo es un trabajo conjunto con gente de esas dependencias trabajando aquí en el Registro de la Propiedad, y lo que hacen es actualizar la información de catastros cuando aquí se inscribe una escritura.

En caso de haber discrepancias entre la información del Municipio y la del Registro de la Propiedad, ¿cuál tiene potestad sobre la otra?

La información que emite el Departamento de Catastros dice claramente que no constituye ni otorga derechos. El Registro de la Propiedad lo que hace es precisamente registrar derechos, es decir que el contrato de compra-venta de un inmueble tiene validez solamente una vez que está inscrito en el Registro de la Propiedad, eso es lo que determina la ley.

¿Qué sucede, por ejemplo, en el caso de herencias que no se registran en el Registro de la Propiedad?

El beneficiario de la herencia no podrá disponer del inmueble. Podrá hacer uso de él, pero mientras no haga la posesión efectiva y no lo registre en estas oficinas, el inmueble no le pertenece legalmente.

¿La información que maneja el Registro de la Propiedad es de acceso público?

Absolutamente. Cualquier persona que pretenda comprar un inmueble puede obtener la información que reposa en el Registro de la Propiedad. De igual forma, los entes tributarios y otros organismos de control del Estado pueden acceder a la información. Incluso tenemos la obligación de reportar las transferencias de dominio mensualmente a la Unidad de Análisis Financiero (UAF), para que ellos controlen casos de posible lavado de activos.

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